Administrácia pracovnej cesty

Pred nástupom ZPC

• Žiadosť o ZPC sa podáva súčasne na Rektoráte UK aj na fakulte. Žiadosť o ZPC (RUK) pre potreby refundácie je potrebné podať najneskôr 3 týždne pred cestou. Prosím vyplňte ju podľa skutočnosti. Na pracovnú cestu môžete vycestovať o jeden deň skôr a vrátiť sa o jeden deň neskôr. Žiadosť musí byť podpísaná Vami a Vašim nadriadeným. Po podpise žiadosť spolu s programom podujatia alebo akceptačným emailom pošlite na adresu: Oddelenie pre univerzitnú alianciu ENLIGHT, Rektorát Univerzity Komenského, Šafárikovo nám. 6, P.O.Box 440, 814 99 Bratislava. O schválení žiadosti všetkými stranami na RUK budete informovaní. Akákoľvek platba, ktorá súvisí s cestou (vložné, letenky, ubytovanie, lístky na vlak, autobus...) môže byť vykonaná až po podpísaní Žiadosti všetkými zodpovednými pracovníkmi. V prípade, že budú vo vyúčtovaní predložené nejaké doklady so skorším dátumom (napr. skoršie zakúpenie letenky, platba za hotel a pod.), z RUK tieto náklady NEBUDÚ fakulte refundované.

• Súčasne je potrebné požiadať aj o schválenie tejto ZPC vedenie fakulty (klasický fakultný cestovný Príkaz na ZPC). Vyplnený a podpísaný Príkaz na ZPC (Vami a Vašim priamym nadriadeným) je potrebné priniesť na Oddelenie medzinárodných vzťahov LF UK.
• Je potrebné priniesť písomný doklad, ktorý danú zahraničnú pracovnú cestu odôvodňuje a dokladuje (napr. program podujatia, pozvánku, akceptačný email a pod.). 
• V Žiadosti o ZPC vyplňte predpokladané výšky nákladov na dopravu, ubytovanie a pod. Súčasne by sa potom pri vyúčtovaní ZPC tieto skutočné náklady nemali výrazne líšiť od uvedených predpokladaných nákladov.
• Výška preddavku (ak je požadovaný a uvedený v Príkaze na ZPC) sa vypočíta na základe predbežne vyčíslených nákladov uvedených v  Príkaze na ZPC.
• Pri kúpe letenky je potrebné rešpektovať Zákon o verejnom obstarávaní. Letenky je možné zakúpiť výlučne cez priamy predajný kanál leteckého dopravcu v rámci pravidelných leteckých dopravných služieb, t.j. v žiadnom prípade nie je možné využiť charterové lety alebo iné weby na predaj leteniek. V prípade zakúpenia takejto letenky NEBUDE fakulte výdavok refundovaný z RUK.
• Na dobu trvania ZPC je každý zamestnanec povinný si zabezpečiť vlastné komerčné pripoistenie liečebných nákladov v zahraničí, ktoré bude následne súčasťou vyúčtovania cesty. Akékoľvek doplnkové služby k cestovnému poisteniu (úrazové poistenie a p.) refundované nebudú.
• Taxi sa nepovažuje za hromadnú dopravu. Ich použitie by malo byť dopredu schválené (Žiadosť a cestovný príkaz) a použiť ich je možné iba v nevyhnutnom prípade (z letiska neexistuje hromadná doprava, hromadná doprava nepremáva po určitej hodine a pod.)
• Doklad o ubytovaní - faktúra musí obsahovať identifikačné údaje zariadenia (názov, adresa, IČO, DIČ,...), termín ubytovania, meno ubytovaného, sumu za ubytovanie. Doklad z Booking.com, Airbnb, príp. iného sprostredkovateľa nie je riadny daňový doklad a nebude akceptovaný a refundovaný. Je potrebné si vždy vyžiadať faktúru od ubytovateľa.

 

Žiadosť o schválenie ZPC (RUK)

Príkaz na ZPC (fakultný)

Po návrate zo ZPC

• Do 10 dní od skončenia ZPC priniesť fakultnej referentke OMV všetky relevantné doklady o výdavkoch súvisiace s vykonanou ZPC (faktúry za ubytovanie, cestovné, hromadná doprava, vložné, atď.) a to spolu so Správou zo ZPC a Vyúčtovaním ZPC
• Všetky doklady je potrebné označiť menom zamestnanca a uviesť k nim krátky popis, čoho sa týkajú
• Menšie doklady (napr. lístky z MHD, metra a pod.) je potrebné pripnúť na papier A4 (a taktiež pridať k nim krátky popis)
• Doklady za letenky – faktúra z leteckej spoločnosti a palubné vstupenky (boarding passes)
• Doklad o ubytovaní – faktúra – musí  obsahovať identifikačné údaje zariadenia (názov, adresa, IČO, DIČ, ...), termín ubytovania, meno ubytovaného, sumu za ubytovanie. Za riadny doklad o ubytovaní je považovaná iba vystavená faktúra za ubytovanie.
• Doklady z Booking.com, Airbnb, príp. iného sprostredkovateľa nie sú riadnymi daňovými dokladmi a z toho dôvodu nebudú od zamestnanca akceptované a následne v rámci zúčtovania ZPC refundované z RUK.
• Cestovné lístky (vlak/autobus na/z letisko/-a, shuttle bus/MHD v mieste ZPC do/z hotela, MHD v mieste ZPC) - doplniť údaje ku každému lístku/dokladu - dátum cesty, odkiaľ/kam sa cestovalo, zdôvodnenie.
• Doklad z cestovného lístka musí byť jasne identifikovateľný (obsahuje dátum, sumu, iné údaje, ktoré ho spájajú so ZPC).
• Taxi sa nepovažuje za formu mestskej hromadnej dopravy! Jeho použitie preto musí byť vopred schválené (Žiadosť a cestovný príkaz) a je možné iba v nevyhnutných prípadoch (napr. z letiska neexistuje hromadná doprava, hromadná doprava nepremáva po určitej hodine a pod.).
• Cestovné lístky v rámci Bratislavy sa nepreplácajú.

 

Správa zo ZPC

Vyúčtovanie ZPC

Správa zo ZPC

• Vyplniť Správu zo ZPC, ktorá bude okrem informácií o podujatí a krátkeho popisu splnených úloh a cieľov cesty (stretnutia, rokovania, prednášky, ...) obsahovať tiež krátky popis technických náležitostí ZPC (začiatok a koniec ZPC, prechody hraníc, ubytovanie, poskytnutá strava, zoznam všetkých priložených dokladov, ...).
• Priložiť program podujatia, kópiu certifikátu/dokladu o absolvovaní mobility, školenia, a pod. (ak bol v navštívenej inštitúcii vystavený).
• Uviesť zdôvodnenie neuplatnenia si nároku na niektorú z cestovných náhrad (napr. ubytovanie u rodiny).

 

Správa zo ZPC