Prijímanie zahraničných hostí na LF UK
Administrácia postupu prijatia zahraničného hosťa (ZH) na LF UK
Proces prijímania zahraničných hostí na LF UK administratívne zabezpečuje Oddelenie medzinárodných vzťahov (OMV) v spolupráci s prijímajúcim pracoviskom.
Postup PRED prijatím zahraničného hosťa
- Prvým krokom je vypísanie Žiadosti o prijatie zahraničného hosťa (ZH) na LF UK
- V Žiadosti je potrebné uviesť, na ktoré pracovisko daný ZH príde, ako aj presný dátum a čas príchodu a odchodu ZH na LF UK
- Ďalej je v Žiadosti potrebné presne špecifikovať, z akých finančných prostriedkov bude pobyt ZH na LF UK financovaný, ako aj čo všetko bude zo strany LF UK financované (napr. doprava/letenka, hotel, vreckové, stravné a pod.)
- Žiadosť podpisuje vedúci pracoviska a dekan LF UK
- Kompletne vyplnenú a podpísanú Žiadosti o prijatie zahraničného hosťa (ZH) na LF UK je potrebné čo najskôr doručiť na Oddelenie medzinárodných vzťahov LF UK
- Spolu so Žiadosťou sa predkladá aj vyplnená Dohoda o poskytnutí cestovných náhrad, ktorú podpisuje ZH ako príjemca a dekan fakulty ako poskytovateľ
- Oddelenie medzinárodných vzťahov LF UK zaeviduje Žiadosť o prijatie ZH, t.j. vystaví Príkaz na ZPC v programe SAP a vypočíta stravné.
- Stravné sa vypláca v pokladni LF, tlačivo - Potvrdenie o prevzatí FP v EUR, ktoré je v angl. jazyku, musí následne ZH podpísať v Pokladni LF.
- O podpísaní Príkazu na ZPC informuje OMV príslušné prijímajúce pracovisko, ktoré podľa potreby rezervuje ubytovanie pre ZH (t.j. v programe SAP napíše objednávku a pošle sken do ubytov. zariadenia). Výdavky na ubytovanie sa uhrádzajú bezhotovostne, a to na základe faktúry, ktorú zašle ubytovacie zariadenie po odchode ZH na fakultu. Faktúru je potrebné dať na úhradu do učtárne LF UK.
Postup PO odchode zahraničného hosťa
- Pred odchodom ZH vyplní a vlastnoručne podpíše (v spolupráci so sekretárkou z prijímajúceho pracoviska) Vyúčtovanie ZPC k poskytnutému stravnému, ubytovaniu, prípadne vyúčtovanie cestovných náhrad – ak mu prijímajúce pracovisko tieto náklady uhrádza.
- V prípade refundácie cestovných nákladov ZH predkladá na OMV spolu s Vyúčtovaním ZPC príslušné doklady za letenky (faktúra z leteckej spoločnosti, výpis z účtu a palubné vstupenky (boarding passes)
- Ku všetkým typom cestovných lístkov (vlak, shuttle bus z/na letisko a pod) je ku každému jednému lístku/dokladu potrebné doplniť údaje týkajúce sa dátumu cesty, odkiaľ/kam sa cestovalo, ako aj zdôvodnenie použitia daného dopravného prostriedku.
- Taxíky sa nepovažujú za formu mestskej hromadnej dopravy. Ich použitie je preto možné iba v nevyhnutných prípadoch (napr. z letiska neexistuje hromadná doprava, hromadná doprava nepremáva po určitej hodine a pod.) a VOPRED musí byť schválené, inak nebude tento výdavok ZH zo strany fakulty refundovaný.
- Najneskôr do 10 dní po ukončení návštevy ZH na fakulte zašle na OMV prijímajúce pracovisko Správu z prijatia zahraničného hosťa na LF UK, ktorá musí obsahovať účel a prínos pobytu ZH pre fakultu. Správu podpisuje vedúci pracoviska, ktoré ZH prijalo.
- Na základe predloženia vyššie uvedených dokladov následne OMV vykoná Vyúčtovanie prijatia ZH v programe SAP